Politique du Conseil CA-225 : Communications et relations publiques

Date d'entrée en vigueur : 2018-06-26

Politique

Ce document inclut toutes les politiques du Conseil d’administration (le « Conseil ») qui traitent des communications et des relations publiques :

  • Communications internes du Conseil d’administration;
  • Protocole au sujet des relations avec les médias;
  • Réunions du Conseil;
  • Relations avec le personnel, les partenaires et la collectivité

1. Politiques en matière de communications internes au Conseil

Cette politique offre au Réseau de santé Vitalité (le « Réseau ») une marche à suivre concernant la communication de renseignements aux membres de son Conseil d’administration.

Les communications aux membres du Conseil se dérouleront selon le processus suivant :

Renseignements à caractère extraordinaire

Les renseignements de ce genre ont la caractéristique clé d’être à l’extérieur des limites des opérations régulières du Réseau. Certains de ces renseignements auront trait à des crises alors que d’autres seront de nature non récurrente. Ces renseignements seront communiqués aux membres du Conseil sur une base urgente :

  1. Les questions ayant trait aux postes du président et du président-directeur général (le « PDG ») qui touchent l’ensemble des opérations du Réseau (p. ex., une nomination ou une démission);
  2. Les crises majeures dans la prestation des services résultant potentiellement d’une erreur dans la prestation des services;
  3. Les questions ayant trait aux membres du Conseil (nomination, démission) ainsi que toute autre question jugée extraordinaire par le président du Conseil.

Renseignements sur les questions relatives aux opérations majeures du Réseau

Les renseignements clés permettant d’informer les membres du Conseil au sujet des progrès du Réseau seront communiqués sur une base continue selon le processus et les échéanciers en place pour la communication des progrès et des rapports d’étapes acceptés par le Conseil en consultation avec le personnel.

Devoirs et responsabilités

À l’exception des renseignements ayant trait au poste du PDG qui seront communiqués par le président ou son mandataire, il est de la responsabilité du PDG de s’assurer que les renseignements sont communiqués aux membres du Conseil dans des délais raisonnables selon le processus et les échéanciers ci-dessus.

On encourage les membres du Conseil à apporter à l’attention du président, du PDG et du directeur des Communications les préoccupations soulevées par les membres de la communauté.

Mise en œuvre et suivi

Le PDG est responsable de mettre en place toute stratégie permettant la mise en oeuvre de cette politique sur les communications et les relations publiques. Le Comité de gouvernance et de mise en candidature fera le suivi quant aux activités visant la mise en oeuvre de cette politique et à leur efficacité et fera des recommandations au Conseil pour des amendements lorsque jugé nécessaire.

2. Protocole au sujet des relations avec les médias

Le protocole au sujet des relations avec les médias régit la façon dont les décisions du Conseil sont communiquées au public. Il comprend deux sections :

  1. Principes directeurs à l’intention des membres du Conseil;
  2. Devoirs et responsabilités en matière de communications – le président, les membres du Conseil, le PDG et le personnel des Communications et des relations publiques.

Principes directeurs à l’intention des membres du Conseil

  1. Les membres du Conseil doivent représenter le meilleur intérêt du territoire entier du Réseau et non seulement leur communauté d’origine;
  2. Les membres du Conseil se doivent de respecter et d’appuyer les décisions et positions officielles du Conseil dans toute communication subséquente de ces décisions et positions adoptées par le Conseil.

Devoirs et responsabilités en matière de communications

Le président du Conseil

Le président du Conseil est le porte-parole officiel du Conseil. Le président du Conseil peut émettre des commentaires sur des questions touchant la gouvernance (décisions du Conseil, nominations/départs de membres du Conseil, etc.) et ayant trait à des dossiers provinciaux (réactions à une décision du gouvernement, les budgets, la nomination du ministre de la Santé, etc.).

Le président du Conseil peut aussi émettre des commentaires au nom du PDG en son absence. De même, en l’absence de celui-ci, le PDG peut émettre des commentaires au nom du président. Le vice-président ou un membre du Conseil peuvent aussi être désignés pour émettre des commentaires en l’absence du président du Conseil.

Le PDG

Le PDG est le porte-parole principal pour les questions d’ordre opérationnel du Réseau. Ceci couvre les domaines tels que les établissements et les services, les ressources humaines, la communication en temps de crise, les relations de travail et la gestion financière. Le PDG peut nommer un mandataire parmi l’équipe de direction pour émettre des commentaires sur des dossiers précis.

Le personnel des Communications

Le Service des communications est le principal point de contact des médias et détient l’autorité principale d’émettre des communiqués de presse au nom du Réseau. Tous les appels des médias doivent être dirigés au Service des communications afin d’assurer une réponse dans des délais raisonnables. Le personnel du Réseau doit s’efforcer de répondre aux demandes des médias rapidement en travaillant en collaboration avec le Service des communications.

Si nécessaire, le Service des communications peut aussi préparer le matériel de soutien tels les messages clés qui doivent être utilisés par le porte-parole traitant d’un sujet particulier.

3. Politique relative aux réunions du Conseil

Le Conseil se rencontre au moins quatre fois par année ou plus fréquemment si nécessaire. La fréquence des réunions peut changer à tout moment à la discrétion du Conseil.

Toute réunion publique comprendra, à la suite de la levée de l’assemblée, une période de dialogue avec le public.

Les réunions des comités du Conseil se tiennent à huis clos.

Réunions du Conseil à huis clos

Afin de protéger la vie privée des particuliers, l’intérêt des affaires des particuliers et des entreprises, ou l’intérêt public, certains points ou dossiers ne seront pas traités lors des séances publiques du Conseil, mais plutôt lors de séances à huis clos. Le Conseil déterminera les points à être mis à l’ordre du jour de la séance à huis clos. Le Conseil exercera sa discrétion pour traiter certains points à huis clos en tenant compte de la Loi sur l’accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé et autres lois applicables à titre de guide. La communication des décisions prises par le Conseil lors de réunions à huis clos sera conforme aux dispositions de ces lois, mais pourra être étendue pour inclure la documentation relative à la prise de décision.

Réunions publiques du Conseil

Les réunions publiques du Conseil sont ouvertes à tous et, sous réserve des procédures établies par le Conseil, les personnes qui ne sont pas membres du Conseil sont autorisées à assister en personne aux réunions du Conseil à titre d’observateurs, et, dans des circonstances exceptionnelles, peuvent intervenir devant le Conseil.

Les réunions se dérouleront en accord avec les règlements administratifs et les politiques et procédures du Réseau.

La participation aux discussions du Conseil durant la réunion est limitée aux membres du Conseil, au PDG et aux autres membres de l’équipe de leadership ou d’une tierce partie pouvant être présente à l’invitation du Conseil.

Les réunions publiques seront suivies d’un dialogue avec le public. Dans le but d’assurer le bon déroulement des échanges, de permettre la diversité des groupes et d’offrir à tous les intervenants un temps de parole équitable, il faut respecter ce qui suit :

Procédures lors des réunions publiques du Conseil

Une personne qui désire s’adresser au Conseil durant une réunion du Conseil doit soumettre un avis de demande écrit au secrétaire du Conseil au moins 10 jours ouvrables avant la réunion du Conseil. La demande doit inclure une brève description écrite de la question précise à traiter et doit être accompagnée de tout document écrit que la personne voudra distribuer au Conseil. La personne ne sera autorisée à s’adresser au Conseil qu’en ce qui concerne les questions de gouvernance.

Les demandes adressées au Conseil seront examinées par le président du Conseil dans l’ordre de réception des demandes.

Les personnes qui demandent la possibilité de s’adresser au Conseil seront avisées de la décision du président au moins 3 jours ouvrables avant la réunion du Conseil.

Les personnes qui s’adressent au Conseil devront limiter la durée de leurs commentaires à 5 minutes.

Trois présentations au plus seront entendues à une réunion donnée du Conseil. Les présentations seront faites à la fin de la réunion publique.

Le Conseil n’est pas obligé de répondre à une présentation.

Aucune personne ni aucun groupe ne peut s’adresser au Conseil concernant un point à l’ordre du jour ou une question qui n’est pas à l’ordre du jour si la personne ou le groupe a pris la parole devant le Conseil à ce sujet au cours des 12 mois précédents.

Les membres du public peuvent également s’adresser au Conseil en fournissant une lettre ou une note de service adressée au président du Conseil, à l’attention du secrétaire du Conseil. Bien que le Conseil puisse examiner les questions soulevées dans une telle correspondance, il n’est pas obligé d’y répondre.

Dans certains cas, le président peut déterminer qu’il est plus approprié pour une personne ou un groupe d’adresser ses commentaires à un comité permanent du Conseil ou à un autre organisme. Dans ces situations, les arrangements pour les présentations seront facilités par le secrétaire du Conseil.

Si des personnes qui ne font pas partie du Conseil prévoient assister à une réunion du Conseil, elles sont priées d’en aviser le secrétaire du Conseil.

Les membres du public et des médias qui assistent aux réunions du Conseil peuvent être invités à établir leur identité et s’ils ont des affiliations formelles au Réseau (c’est-à-dire en fournissant le nom du média ou de l’organisme de santé).

Les personnes qui ne sont pas membres du Conseil peuvent assister aux réunions publiques du Conseil et en faire rapport; toutefois, aucun équipement photographique, de télévision et/ou d’enregistrement ne sera autorisé à une réunion, à moins que le Conseil ne l’ait autorisé au préalable.

Les personnes qui ne sont pas membres du Conseil peuvent être invitées à quitter une réunion du Conseil si le président du Conseil juge leur conduite inappropriée et s’ils dérangent le déroulement de la réunion. On peut également les empêcher d’assister à des réunions futures.

Disponibilité aux médias

Puisque le Réseau est un employeur et un prestataire important de services, les réunions du Conseil intéressent particulièrement les médias des communautés desservies par le Réseau.

Un avis sera publié dans les journaux au moins cinq jours ouvrables avant chaque réunion publique.

Un avis aux médias sera acheminé à tous les organismes de presse de la province au moins trois jours ouvrables avant chaque réunion publique.

Tous les représentants des médias qui assistent à une réunion publique du Conseil doivent s’identifier auprès d’un employé du Service des communications avant le début de la réunion.

Le Service des communications a la responsabilité d’assurer la distribution de tout rapport, document ou autres renseignements demandés par les médias.

L’équipement photographique et d’enregistrement vidéo ne peut être utilisé qu’avec l’autorisation préalable du président et du PDG. Bien entendu, les journalistes peuvent se servir d’un dictaphone de poche durant les entrevues suivant l’assemblée afin d’aider à la transcription.

Le président du Conseil et le PDG s’efforceront d’être disponibles aux journalistes présents aux réunions du Conseil, à la suite des réunions publiques. Cette disponibilité permettra aux journalistes d’obtenir des mises à jour de la part du Conseil et de poser des questions pertinentes.

Le Service des communications émettra un communiqué de presse après chaque réunion du Conseil avec l’approbation du président. À la demande du président, le Service des communications s’occupera également d’entrer en contact avec les médias régionaux qui n’auront pas pu assister à une réunion du Conseil après la tenue de la réunion.

Langue de fonctionnement

La langue de fonctionnement du Conseil est le français. Toutefois, les présentations publiques au Conseil par les particuliers ou les groupes ainsi que les questions posées lors du dialogue avec le public peuvent être adressées dans l’une ou l’autre des deux langues officielles.

Des services d’interprétation simultanée seront offerts à toutes les réunions publiques du Conseil.

4. Relations avec le personnel, les partenaires et la collectivité

Le Conseil collabore avec le PDG afin d’établir, de mettre en œuvre et d’évaluer un plan de communication général pour le Réseau. Ce plan comprend des stratégies visant à transmettre les principaux messages et de l’information au personnel, aux partenaires et à la collectivité, de même que les moyens pour en recevoir d’eux.