Politique du Conseil CA-300 : Comités du Conseil d'administration

Date d’entrée en vigueur : 2018-06-26

Politique

Rôle et désignation

Les comités du Conseil d’administration (le « Conseil ») sont des mécanismes qui permettent un examen plus approfondi dans des domaines et fonctions majeurs de gouvernance dont le Conseil a la responsabilité. Leur rôle est d’appuyer le Conseil dans l’exécution de ses responsabilités. Ces comités d’administration ne sont pas mis sur pied pour remplir des fonctions ou des responsabilités qui sont de la responsabilité de l’équipe de leadership ou encore pour conseiller l’équipe de leadership dans ses activités de gestion.

Les comités du Conseil sont établis par le Conseil et celui-ci peut les modifier afin de rencontrer ses besoins en matière de gouvernance. Les comités du Conseil actuellement en place sont :

Application de la politique

Cette politique s’applique à tout groupe créé par une motion du Conseil peu importe que ce groupe soit appelé « comité » ou non et peu importe que ce groupe soit formé uniformément de membres du Conseil ou non. Cette politique ne s’applique cependant pas aux comités créés sous l’autorité du président-directeur général (le « P.-D.G.»).

Directives applicables aux comités du Conseil

  1. Les comités du Conseil offrent des recommandations au Conseil dans le cadre de leur mandat. Le Conseil doit prendre en considérations les recommandations de ses comités mais n’est pas lié par ces recommandations.
  2. Les comités du Conseil ne peuvent pas parler ni agir au nom du Conseil à moins d’avoir obtenu formellement l’autorisation de le faire.
  3. Les comités du Conseil n’exercent aucune autorité sur le personnel de la Régie. Le P.-D.G. relève du Conseil dans son ensemble et n’a pas à obtenir l’approbation d’un comité du Conseil avant d’entreprendre une quelconque action dictée par le Conseil.
  4. Chaque comité doit réviser son mandat annuellement et le soumettre au Comité de gouvernance et de mise en candidature qui s’assure de sa conformité avec les lois, règlements administratifs, règles et politiques et le soumet à l’approbation du Conseil.
  5. Le Comité de gouvernance et de mise en candidature voit au processus de recrutement et de mise en candidature des dirigeants du Conseil et des présidences des comités du Conseil. Pour ce faire il soumet pour approbation au Conseil, lors de l’assemblée annuelle du Réseau, des candidatures pour les postes de vice-président(e), trésorier(ère), et de secrétaire du Comité exécutif et pour les membres de tous les comités du Conseil, sauf mention contraire dans les règlements, ainsi que les candidatures au Comité professionnel consultatif et au Comité médical consultatif.
  6. Le président du Comité de gouvernance et de mise en candidature, lors du choix des candidatures aux différents comités ainsi qu’à la présidence de chaque comité, tient compte des préférences, des habiletés et compétences, et de l’expérience de chaque membre du Conseil, de la continuité dans le fonctionnement des comités ainsi que d’une répartition des membres, si possible, sur tout le territoire. Une rotation périodique des membres et de la présidence des comités doit être considérée dans le but de reconnaître et d’apporter un équilibre entre le besoin pour de nouvelles idées, la continuité et le maintien d’une expertise fonctionnelle.
  7. Le président du Conseil est un membre d'office ayant droit de vote de tous les comités permanents du conseil. Si le président ne peut pas assister, le vice-président pourrait le remplacer.
  8. Le P.-D.G. ou son mandataire est membre de droit non votant de tous les comités.
  9. Un membre d’un comité peut être destitué ou remplacé en tout temps par le Conseil et cesse d’être membre d’un comité au moment où il n’est plus membre du Conseil.
  10. La composition et la fréquence des réunions de chaque comité est telle que stipulée dans le mandat de chaque comité.
  11. Le président d’un comité ou deux membres d’un comité peuvent demander la convocation d’une réunion du comité.
  12. Un membre d’un comité peut participer à une réunion par différent moyens soit téléphonique, électronique ou tout autre moyen de communication pouvant permettre à toutes les personnes participant à la réunion de communiquer adéquatement entre elles. Un membre participant à une réunion d’un comité en utilisant de tels moyens de communication est réputé être présent à la réunion.
  13. La majorité des membres votants constitue le quorum. Les motions sont adoptées à la majorité des voix.
  14. Le secrétaire du Conseil prépare et distribue le procès-verbal de chaque réunion dans des délais raisonnables à chaque membre du comité. Un registre complet des procès-verbaux est conservé par le secrétaire du Conseil et doit être disponible à chaque membre du Conseil et au P.-D.G..
  15. Un comité peut inviter tout membre du Conseil ou, en consultation avec le P.-D.G., tout employé du Réseau ou tout consultant qu’il juge souhaitable d’inviter à assister aux réunions afin de l’aider dans le cadre de ses travaux.
  16. Chaque comité fait rapport au Conseil à chaque réunion du Conseil en ce qui concerne les recommandations spécifiques et les avis ayant trait à son mandat.
    1. Les procès-verbaux des comités seront distribués aux membres du Conseil à titre informatif; mais uniquement lors des réunions à huis clos (ou sessions de travail);
    2. Les documents d’appui utilisés par les comités seront mis à la disposition du Conseil;
    3. Chaque comité fournira un rapport écrit de toutes ses réunions au Conseil, incluant ses recommandations. Ce rapport sera discuté au besoin lors de la réunion à huis clos; mais sera répété et voté lors de la réunion publique.
  17. Si les circonstances l’exigent certains éléments pourront être discutés à huis clos. Si un sujet est maintenu à huis clos, un rapport spécifique sera préparé pour l’adoption à huis clos. La raison du huis clos sera citée au procès-verbal de la réunion à huis clos et le sujet sera omis du rapport de la séance publique.