Politique du Conseil CA-260 : Dénonciation d'irrégularités

Date d’entrée en vigueur : 2018-06-26

But

Le Réseau de santé Vitalité (Réseau) est déterminé à prévenir le vol ou le détournement de ses revenus, de ses biens, de son information et d’autres biens et à enquêter sur les allégations d’actes irréguliers pouvant compromettre la santé et la sécurité du personnel ou du public ou l’intégrité de l’organisation. De tels actes ne sont pas tolérés et les fautifs feront l’objet de mesures disciplinaires et/ou de sanctions juridiques. Cette politique établit les mesures précises et les responsabilités qui en découlent relativement aux enquêtes sur les allégations d’actes irréguliers. Cette politique vise à permettre aux membres du personnel et autres d’exprimer, de bonne foi et sans crainte de représailles, leurs préoccupations au sujet d’actes irréguliers présumés au sein du Réseau.

Le but est de préciser clairement la position du Réseau en matière de dénonciation d’irrégularités, incluant la fraude, le vol, la corruption, les activités non conformes ou les cas de faute, d’incompétence ou d’inefficacité graves, et d’établir un protocole de signalement et de traitement de telles allégations.

Portée

La présente politique s’applique aux membres du Conseil, aux employés, aux médecins, aux étudiants et aux entrepreneurs affectés au Réseau de santé Vitalité.

Les employés membres d’une unité de négociation doivent se référer aux dispositions de la convention collective. En cas de divergence, les dispositions prévues dans la convention collective remplacent la présente politique.

Politique

Services généraux

  1. Toute personne visée par les présentes est tenue de dénoncer les irrégularités présumées. Le Réseau de santé Vitalité ne prend ou ne tolère aucunes représailles à l’endroit d’une personne qui, de bonne foi, dénonce une irrégularité.
  2. Les employés doivent dénoncer les cas présumés d’irrégularité à leur vice-président. Lorsque l’allégation concerne le vice-président, les employés doivent la signaler au président-directeur général. Lorsque l’allégation concerne le président-directeur général, le vice-président en informe le président du Conseil pour qu’il prenne les mesures qui s’imposent en vertu de la présente politique. Lorsque l’allégation concerne le président du Conseil, le président-directeur général en informe le vice président du Conseil afin qu’il prenne les mesures qui s’imposent en vertu de la présente politique.
  3. Le vice-président informe immédiatement le président-directeur général de l’allégation et un processus d’enquête est mis en branle sous la conduite du vice président aux Ressources humaines. Des experts de l’extérieur peuvent participer à l’enquête lorsqu’il y a lieu. Le recours à la police est aussi possible en cas d’activités criminelles présumées.
  4. Les employés ont le droit de garder l’anonymat lorsqu’ils dénoncent des irrégularités présumées à un vice-président ou au président-directeur général, selon le cas.
  5. Lorsque la dénonciation concerne une fraude soupçonnée, le président-directeur général doit immédiatement prendre des mesures pour prévenir le vol, l’altération ou la destruction des documents pertinents. Ces documents doivent être gardés dans un endroit sûr.

Processus d’enquête

  1. Tous les renseignements recueillis pendant une enquête sont confidentiels, sauf si leur communication est exigée par la loi ou par la présente politique. Aux fins de la politique, la notification d’une irrégularité doit demeurer confidentielle dans la mesure du possible, sous réserve de la nécessité de mener une enquête adéquate.
  2. Tous les employés soupçonnés d’irrégularités doivent être traités équitablement et leurs droits reconnus par la loi doivent être respectés.
  3. Si l’enquête établit que la notification a été faite de mauvaise foi ou avec l’intention de nuire, les mesures appropriées sont prises, y compris, s’il y a lieu, des mesures disciplinaires à l’endroit du plaignant.
  4. Une personne soupçonnée d’une irrégularité ne doit pas être confrontée avant le début du processus d’enquête. Les documents relatifs à l’activité peuvent devoir être saisis avant que la personne soupçonnée ait connaissance de la tenue d’une enquête.
  5. Si l’enquête établit que l’allégation est probable, la personne devrait être suspendue avec solde, si elle est salariée au Réseau de santé Vitalité, pour la durée de l’enquête.
  6. À moins de circonstances exceptionnelles, une personne faisant l’objet d’une enquête pour irrégularités doit, au terme de l’enquête et avant l’imposition des mesures disciplinaires finales, être informée par écrit des détails exposant les faits allégués. Après réception d’un avis, la personne dispose de sept jours civils pour soumettre une explication par écrit au président-directeur général. L’explication est prise en considération avant l’imposition de mesures disciplinaires.
  7. Si l’enquête établit que l’allégation est fondée, des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au renvoi peuvent être prises. Si des accusations criminelles sont justifiées, la police doit aussi être prévenue.
  8. Le vice-président aux Ressources humaines est l’enquêteur principal par défaut. Si l’allégation vise le vice-président aux Ressources humaines, le président-directeur général détermine qui est l’enquêteur principal. L’enquêteur établit la structure et les mécanismes d’enquête.
  9. L’enquêteur a également la responsabilité d’établir les contrôles ou les procédures d’atténuation pour réduire ou prévenir d’autres irrégularités dans l’avenir.
  10. Au terme de l’enquête, le président-directeur général prépare un rapport confidentiel décrivant l’incident, l’issue de l’enquête et les plans d’atténuation pour l’avenir, et le présente durant une séance à huis clos du Conseil, s’il y a lieu.

Définitions

  • Agir de bonne foi fait référence à quiconque dénonce un acte irrégulier parce qu’il a de bonnes raisons de croire qu’il constitue une infraction à une loi, à une politique ou à un code de profession.
  • Corruption désigne le fait d’offrir, de donner, de solliciter ou d’accepter des promesses ou des récompenses susceptibles d’influencer les décisions, le processus de prise de décision ou les actions d’une personne.
  • La fraude constitue une infraction en vertu du Code criminel du Canada. Ce terme juridique désigne un fait ou une situation où l’existence d’une fraude, d’une perte ou d’un avantage et de victimes est établie et prouvée.
  • Le vol constitue une infraction en vertu du Code criminel du Canada. Cela désigne l’action de soustraire sans autorisation le bien d’une entreprise ou d’une personne.
  • Les activités non conformes désignent les actes illicites ou l’inobservation des lois, des règlements, des politiques ou d’autres normes obligatoires.
  • On entend par irrégularité les soupçons de fraude, de corruption, de vol d’argent ou de biens appartenant au Réseau de santé Vitalité, ou une activité non conforme qui résulte dans le détournement intentionnel ou non intentionnel d’actifs.