Politique du Conseil CA-410 : Cadre d’évaluation

Date d’entrée en vigueur : 2022-06-21

Buts

1. Assurer une amélioration continue du Conseil d’administration, de ses comités/groupes de travail et de ses membres;
2. Obtenir une rétroaction pour la relève du Conseil, des administrateurs et des membres;
3. Déceler les besoins en formation et en développement;
4. Offrir la possibilité de fournir une rétroaction sur l’efficacité des réunions du Conseil et de ses comités.

Politique

1. Le Conseil d’administration (le « Conseil ») a recours à un protocole d’évaluation annuelle. Le protocole d’évaluation porte sur les processus et la structure du Conseil dans son ensemble et de ses comités/groupes de travail, ainsi que sur une auto-évaluation de chaque administrateur.
2. Le Comité de gouvernance et de mise en candidature met en place le processus annuel d’évaluation du Conseil, de ses comités et de ses dirigeants basée sur :
   • le « Mandat du Conseil d’administration et régime de gouvernance » (CA-120);
   • les « Comités du Conseil d’administration » (CA-300);
   • Les « Fonctions du président du Conseil d’administration » (CA-140);
   • Les « Fonctions du vice-président du Conseil d’administration » (CA-150);
   • Les « Fonctions du trésorier du Conseil d’administration » (CA-160);
   • Les « Fonctions du secrétaire du Conseil d’administration » (CA-170).
   1. Ce processus comprend:
      1. Les principaux indicateurs définis par le Conseil selon lesquels l’efficacité et le rendement du Conseil peuvent être mesurés;
      2. Des ressources externes, selon ce qu’il convient, afin d’assurer l’efficacité du processus;
      3. L’évaluation du Conseil à l’aide d’un ou de plusieurs outils pour solliciter les commentaires, par exemple une évaluation écrite ou une séance de groupe;
      4. Les outils et les processus d’auto évaluation des membres du Conseil, y compris les occasions de déceler les besoins en formation et en développement et de déterminer si les membres souhaitent prendre en considération des postes d’administrateur;
      5. Un rapport au Conseil sur les résultats des questions d’évaluation et les actions clés à accomplir pour assurer une amélioration continue du Conseil dans son ensemble et des administrateurs.
   2. Les différentes grilles d'évaluation du Conseil sont en annexe :
      1. Questionnaire d'auto-évaluation des membres - Annexe CA-410 (1);
      2. Questionnaire d'évaluation du président du Conseil d'administration - Annexe CA-410 (2);
      3. Questionnaire d'évaluation du président de comité - Annexe CA-410 (3);
      4. Questionnaire d'évaluation par les pairs - Annexe CA-410 (4);
      5. Formulaire d'évaluation – Réunion à huis clos et réunion publique du Conseil d'administration - Annexe CA-410 (5);
      6. Formulaire d’évaluation – Assemblée générale annuelle – Annexe CA-410 (6).
   3. Un protocole d'évaluation annuelle est mis en place. Toutefois, une rétroaction sur une base continue est encouragée.
   4. Les évaluations sont effectuées sur un site de sondage électronique.
   5. Les résultats des sondages sont communiqués au membre touché seulement et au président du Conseil d'administration.
   6. Les résultats restent anonymes.