Politique du Conseil CA-360 : Mandat du Comité consultatif des patients et des familles

Date d’entrée en vigueur : 2020-06-23

Buts

  1. Travailler en étroite collaboration avec la direction du Réseau de santé Vitalité afin de promouvoir et de soutenir une culture de soins centrés sur les patients et les familles.
  2. Offrir des conseils et participer à la surveillance et à l’évaluation en ce qui concerne le travail entrepris pour améliorer l’expérience des patients et les soins centrés sur les patients et les familles.

Responsabilités

  1. Offrir une orientation et des conseils relativement aux objectifs, aux politiques et aux pratiques visant l’amélioration des soins centrés sur les patients et les familles.
  2. Participer à l’établissement des priorités et des projets en matière d’amélioration de l’expérience des patients.
  3. Participer à l’élaboration et à la révision des divers outils destinés aux patients et aux familles (p. ex. dépliants, formulaires, matériel d’enseignement, etc.).
  4. Promouvoir la collaboration entre le personnel, les médecins et l’ensemble de la collectivité dans le but d’accroître la participation des patients et des familles à la planification et à la prestation des soins dans l’ensemble du Réseau.
  5. Faire des suggestions et donner de la rétroaction sur l’élaboration des pratiques, des politiques, des programmes et de l’enseignement/orientation à l’échelle de l’organisation, des programmes/services ou des unités.
  6. Passer en revue l’enseignement et les stratégies de communication concernant les soins centrés sur les patients et les familles et donner de la rétroaction sur ceux-ci.
  7. Participer à titre de partenaire communautaire ou assurer une représentation dans la planification et le fonctionnement de comités et/ou de programmes précis dans l’ensemble du Réseau au besoin.
  8. Faire des suggestions en ce qui concerne une évaluation annuelle des partenaires de l’expérience patient au sein du Réseau.

Composition

Le comité est composé de huit partenaires de l’expérience patient qui proviennent de différentes régions sur l’ensemble du territoire auquel le Réseau offre des services.

Le comité est présidé par un partenaire de l’expérience patient.

Le vice-président du comité est également un partenaire de l’expérience patient.

Le président-directeur général du Réseau, le président du Conseil d’administration et le vice président à la Performance, à la Qualité et aux Services généraux sont membres d’office.

D’autres membres du personnel du Réseau peuvent être invités à assister au besoin.

Durée du mandat

Le mandat est d’une durée de deux ans et il peut être renouvelé pour une durée maximale de quatre ans. Les mandats sont organisés de manière à ce qu’ils se chevauchent pour assurer une cohérence dans la composition.

Le mandat des membres du comité, y compris celui du président et du vice-président, est approuvé annuellement par le Conseil d’administration par l’entremise du Comité de gouvernance et de mise en candidature.

Quorum

Le quorum est composé de la moitié des membres du comité plus un. Le consensus est la méthode de choix pour la prise de décisions. Au besoin, une simple majorité de la moitié plus un est utilisée.

Réunion et procès-verbaux

Le comité se rencontre au moins quatre fois par année et à la demande du président. La majorité des réunions ont lieu par vidéoconférence. Des déplacements peuvent avoir lieu à l’occasion.

Les procès-verbaux sont rédigés et ils sont distribués à tous les membres du comité.

Rapport hiérarchique

Le comité relève du Comité des services à la clientèle, de la gestion de la qualité et de la sécurité du Conseil d’administration.

Le président du comité siège au Comité des services à la clientèle, de la gestion de la qualité et de la sécurité à titre de membre d’office.

Conflits d'intérêts

Les membres du comité doivent divulguer avant chaque réunion tout conflit d’intérêts réel, apparent ou éventuel et, au besoin, se retirer des délibérations et des décisions du comité.

Dépenses

Les frais de déplacement, d’hébergement et de repas et les autres dépenses acceptées sont remboursés conformément aux directives provinciales sur les déplacements.

Renseignements pertinents supplémentaires

Conditions pour être partenaire de l’expérience patient

  • Être un patient ou un membre de la famille qui a eu de nombreux ou récents contacts avec le Réseau.
  • Manifester un intérêt sincère pour le travail avec un groupe en vue d’améliorer l’expérience des patients dans l’ensemble du Réseau.
  • Respecter la vie privée et signer une déclaration de confidentialité.
  • Être en mesure de se rendre aux réunions ou d’y assister par téléconférence tout en demeurant un membre actif.
  • Démontrer une compréhension des rôles et des responsabilités du comité.
  • Pouvoir travailler de façon constructive avec l’équipe de leadership, les médecins et les membres du personnel du Réseau et le comité.

Exigences générales pour le partenaire de l’expérience patient

  • Se présenter à une entrevue de présélection.
  • Participer à une séance d’orientation et suivre les formations obligatoires.
  • Suivre avec succès les étapes de filtrage des bénévoles.

Responsabilités du président

  • Convoquer et présider les réunions.
  • Établir l’ordre du jour de chaque réunion.
  • Passer en revue les procès-verbaux des réunions.
  • Communiquer avec les membres du comité.
  • Collaborer au besoin avec les directeurs, les gestionnaires et d’autres personnes à des questions relatives aux soins centrés sur les patients et les familles.
  • Représenter le comité et parler en son nom à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation à la demande de l’équipe de leadership.
  • Voter en cas d’égalité des voix.