Politique du Conseil CA-330 : Comité des finances et de vérification

Date d’entrée en vigueur : 2018-06-26

Politique

Mandat

Le Comité des finances et de vérification (le « Comité ») aide le Conseil d’administration (le « Conseil ») du Réseau de santé Vitalité (« le Réseau ») à s’acquitter de ses responsabilités pour assurer la viabilité financière et organisationnelle. Il recommande des mesures relatives à l’allocation des ressources y inclus l’adoption du budget annuel et il surveille la performance financière sur une base continue. Il analyse la situation financière de l’organisation et les risques financiers auxquels celle-ci s’expose et il en informe le Conseil. En outre, le Comité est responsable d’aider le Conseil à assumer sa responsabilité de surveillance quant à l’exactitude des rapports financiers en veillant à ce que la direction ait établi des systèmes appropriés de contrôles internes et de superviser le processus de vérification externe. Il oriente également le Conseil sur l’investissement de fonds pour lequel il a une responsabilité fiduciaire.

Composition et fonctionnement

  1. Le Comité doit être constitué de quatre membres du conseil ayant droit de vote y compris le trésorier qui doit être le président.
  2. Le Comité se réunit au moins quatre fois par année selon un calendrier préétabli et à la demande du président du Comité.
  3. Le Comité fonctionne en respectant les lignes directrices sur les comités du Conseil (CA-300).
  4. Les vérificateurs du Réseau doivent être mis au courant du nom des membres du Comité.
  5. Le Comité doit rencontrer le vérificateur externe lorsqu’il y a lieu pour examiner tout dossier qui, de l’avis du Comité ou des vérificateurs, devrait être porté à l’attention du Conseil.

Responsabilités

Sous réserve des pouvoirs et responsabilités du Conseil d’administration, les responsabilités du Comité de finances et de vérification sont les suivantes :

Supervise la performance et la viabilité financière

Le Comité :

  1. Examine le plan d’affaires annuel, y compris les hypothèses financières, et formule des recommandations au Conseil;
  2. Analyse la performance financière du Réseau et présente un rapport à ce sujet à chaque réunion du Conseil et veille à ce que l’organisation mène ses activités en fonction du financement obtenu;
  3. Passe en revue les plans établis par la direction pour corriger tout écart entre le plan opérationnel et la performance réelle et recommande ceux-ci au Conseil, surveille la mise en oeuvre et fait rapport au Conseil à ce sujet;
  4. Examine les ententes de responsabilisation en matière de livraison de services avec le ministère de la Santé et fait des recommandations au Conseil à ce sujet;
  5. Passe en revue l’accord-cadre de services (ACS) entre le Réseau et Service Nouveau-Brunswick et fait des recommandations au Conseil à cet égard;
  6. Analyse les rapports financiers qui exigent l’approbation du Conseil avant la présentation au ministère de la Santé et fait des recommandations au Conseil à cet égard;

Veille à ce que des ressources ou les biens soient disponibles et utilisés efficacement

Le Comité :

  1. S’assure que la direction a établi des processus de gestion des ressources (ressources physiques, biens, actifs, technologie, équipements, etc.);
  2. Assure la disponibilité des fonds d'immobilisations pour entretenir et remplacer les installations et autres actifs qui sont nécessaires pour fournir des services aux clients et faire des recommandations au Conseil à cet égard;
  3. S’assure que les biens sont utilisés efficacement;
  4. S’assurer que la direction a établi des processus en place pour éviter la dépréciation d'actifs en raison de manque d'entretien préventif ou d'autres causes.

Supervise les risques pour protéger la viabilité financière et les actifs

Le Comité :

  1. Détermine, le cas échéant, les risques financiers que prend le Réseau et veille à ce que le Conseil les comprennent;
  2. S’assure que la direction a établi des systèmes et des contrôles internes pour gérer ces risques et que ces systèmes sont en place;
  3. Surveille l’observation des obligations statutaires et réglementaires;
  4. Révise les politiques et procédures relatives aux fonctions de finances et de vérification de l’organisation pour recommandation au Conseil;
  5. Examine l’efficacité du processus global de détermination des risques touchant les rapports financiers, élabore des plans de gestion des risques organisationnels et analyse les mesures/stratégies d’atténuation relativement aux risques importants.

Supervise la vérification

Le Comité examine la planification et les résultats des activités de vérification externe et les rapports suivis avec le vérificateur externe. Cela comprend :

  1. La revue et la recommandation du mandat du vérificateur externe pour l’approbation par le conseil;
  2. La revue du plan de vérification externe annuel;
  3. Obtiens satisfaction quant à l’indépendance du vérificateur externe;
  4. Revois les services autres que la vérification rendus par le cabinet des vérificateurs ou ses associés (incluant les honoraires approximatifs), et examine les répercussions sur l’indépendance du vérificateur externe;
  5. Rencontre périodiquement, et au moins une fois l’an, le vérificateur externe sans la présence de la direction;
  6. Analyse les états financiers annuels vérifiés et formule des recommandations au Conseil à cet égard; tient compte des changements, s’il y a lieu, en matière de principes et de méthodes comptables, des ajustements importants découlant de la vérification, de la conformité aux règles comptables et du respect des obligations juridiques;
  7. Analyse l’évaluation de la direction concernant le respect des lois, des règlements, des règles et des contrats;
  8. Passe en revue l’évaluation de la direction concernant la pertinence et l’efficacité des contrôles internes liés aux systèmes de comptabilité et d’information financière ainsi que les recommandations des vérificateurs et externes;
  9. Obtient la certitude que la direction a établi un environnement de contrôle adéquat qui met l’accent sur la responsabilité des employés sur le plan de la gestion des fonds publiques et qu’elle a mis en place des politiques et procédures appropriées quant au contrôle et à la protection des actifs (ex. : couverture d’assurance, processus d’autorisation d’achats, etc.).
  10. Recommande au Conseil la nomination du vérificateur externe.

Gestion des investissements

 

Le Comité examine annuellement la politique relative aux investissements pour ceux qui gèrent les fonds du Réseau et recommande les révisions nécessaires au Conseil.

Autres

Le Comité :

  1. Examine les directives et procédés relatifs à la revue et à l’approbation des dépenses du président-directeur général;
  2. Avise, sur demande, le Comité exécutif sur des sujets de nature financière que le Comité exécutif doit traiter entre les réunions du Conseil;
  3. Soumets à l’approbation du Conseil un plan de travail annuel et les résultats attendus.

Rapport

Le Comité fait rapport de ses réunions au Conseil et conserve les procès-verbaux de ses réunions.