Politique du Conseil CA-255 : Documentation numérisée

Date d’entrée en vigueur : 2018-06-26

But

Guider l’usage de l’application Workspaces, solution de partage de documents confidentiels numérisés ayant trait aux réunions du Conseil et de ses comités.

Définition

Workspaces est une application qui permet aux utilisateurs de partager des documents, de modifier des documents et de collaborer à l’aide de différents appareils. La solution offre un niveau de sécurité adapté aux entreprises.

Politique

Les documents pertinents aux réunions du Conseil d’administration (le « Conseil ») et de ses comités sont distribués aux membres du Conseil et de ses comités sous forme numérisée. À cette fin, une tablette électronique iPad est mise à la disposition des membres du Conseil; il est possible de se servir de son propre iPad pour recevoir les documents numérisés.

Personnes directement concernées

  • Membres du Conseil
  • Équipe de leadership
  • Autres personnes invitées aux réunions du Conseil

Modalités d’utilisation

  1. Usage général de Workspaces
    1. La gestion de l’accès à la solution de partage de documents confidentiels numérisés Workspaces est confiée à l’adjointe administrative du président-directeur général (le « PDG »). Ceci inclut, entre autres, l’accès aux fichiers/documents en général, la période d’accès hors ligne, les permissions d’insérer des annotations aux documents et le retrait de l’accès le cas échéant.
    2. Les documents obtenus par l’entremise de Workspaces doivent être traités de façon confidentielle et protégés conformément aux règlements et aux politiques du Réseau de santé Vitalité (le « Réseau ») sur la confidentialité.
    3. Les utilisateurs doivent avoir une adresse de courriel du Réseau de santé Vitalité qui sera liée à l’accès Workspaces et à la solution de gestion des appareils mobiles.
    4. Les documents numérisés sont disponibles selon ce qui suit :
      1. Les documents numérisés sont disponibles selon la politique du Conseil.
      2. Dans certaines circonstances extraordinaires, des modifications à la documentation peuvent être distribuées jusqu’à 24 heures avant la réunion ou selon la politique du Conseil.
      3. Un document peut être téléchargé et il peut donc être disponible hors ligne (pendant 14 jours). Après 14 jours, il faut télécharger le document à nouveau (connexion sans fil nécessaire).
      4. La documentation est disponible en ligne pendant cinq ans.
    5. Il est possible d’annoter les documents numérisés.
    6. L’endroit d’accès à Workspaces, le type d’activité et la date et l’heure de l’activité de tout utilisateur peuvent être soumis à une vérification, une caractéristique de sécurité intégrée à la solution.
  2. Utilisateurs qui reçoivent une tablette iPad du Réseau :
    1. Une tablette iPad ainsi que des accessoires sont fournis aux personnes autorisées et ils demeurent la propriété du Réseau. Les options par défaut sont les suivantes :
      • Matériel :
        • Tablette iPad Air (16 Go, modèle Wi-Fi)
        • Étui pour tablette iPad Air
        • Stylet
      • Logiciels/connexions :
        • Configuration à l’avance pour la connexion sans fil pour les entreprises
        • Installation de l’application Workspaces
        • Installation des applications par défaut iPad
        • NIP de sécurité activé
        • Mot de passe de leur compte Active Directory change aux 60 jours
    2. Les utilisateurs peuvent acheter des accessoires additionnels à leurs frais (p. ex. : stylet différent ou étui avec clavier).
    3. Les utilisateurs ont accès au compte iTunes pour télécharger des logiciels additionnels.
    4. Les utilisateurs d’une tablette iPad sont inscrits à un modèle de soutien technique. Voici l’aide disponible selon différentes situations :
      • Installation initiale : Adjointe administrative du PDG (heures normales de travail)
      • Fonctionnement général de la tablette iPad : Apple Support > iPad
      • Compte iTunes : Apple Support > iTunes
      • Connexion sans fil à domicile : Fournisseur local de services Internet (p. ex. : Bell Aliant, Rogers)
      • Connexion sans fil pour les entreprises : Adjointe administrative du PDG (heures normales de travail)
      • Fonctionnement/Documents – Workspaces : Adjointe administrative du PDG (heures normales de travail)
    5. En cas de perte ou de vol d’une tablette iPad, il faut communiquer immédiatement avec l’adjointe administrative du PDG pour permettre :
      • La prise de dispositions pour un remplacement;
      • La restriction de l’accès à Workspaces et des courriels sur la tablette iPad perdue.
      • La tablette iPad sera réinitialisée à distance et donc tout le contenu local sera effacé (c.-à-d. applications personnelles, photos, etc.).
    6. Le Réseau est responsable des coûts découlant de l’usure normale des tablettes iPad (c.-à-d. défectuosité ou bris du produit; en général; ceci ne comprendrait pas, par exemple, le fait d’échapper une tablette iPad dans l’eau).
    7. La tablette iPad et les accessoires fournis par le Réseau doivent être retournés à l’adjointe administrative du PDG à la fin du mandat du membre du Conseil.
  3. 3. Utilisateurs ayant une tablette iPad personnelle
    1. Les demandes de soutien technique pour la tablette iPad personnelle sont la responsabilité des utilisateurs. Le soutien technique suivant est disponible :
      • Connexion sans fil pour les entreprises : Adjointe administrative du PDG (heures normales de travail)
      • Fonctionnement/Documents – Workspaces : Adjointe administrative du PDG (heures normales de travail)
    2. Service Nouveau-Brunswick doit établir un profil pour toute tablette iPad personnelle. Ceci donne l’accès sans fil pour les entreprises au réseau sans fil approprié et assure la connectivité sécurisée au réseau informatique avec la solution de gestion des appareils mobiles.
    3. En cas de perte ou de vol d’une tablette iPad, il faut communiquer immédiatement avec l’adjointe administrative du PDG afin qu’elle puisse prendre les dispositions nécessaires.
  4. Utilisateurs ayant un ordinateur portatif/ordinateur de bureau
    1. Les utilisateurs peuvent communiquer avec l’adjointe administrative du PDG pendant les heures normales de travail pour obtenir de l’aide en ce qui concerne Workspaces.

Information supplémentaire pertinente

La technologie Workspaces est utilisée par le Conseil exécutif du gouvernement du Nouveau-Brunswick ainsi que par le Conseil d’administration du Réseau de santé Horizon. Renseignements à propos de Workspaces.