Politique du Conseil CA-210 : Orientation des nouveaux membres du Conseil d'administration

Date d'entrée en vigueur : 2018-06-26

But

  1. Permettre aux membres d’acquérir les connaissances nécessaires et d’avoir la compréhension indispensable à tout membre du Conseil d’administration (le «Conseil») qui se veut efficace.
  2. Raffermir les liens entre les nouveaux membres et ceux déjà en poste en leur permettant de s’entraider et de s’entendre sur la façon dont ils s’acquitteront de leurs tâches.

Politique

  1. Le manuel d’orientation des nouveaux membres et le tableau des activités de mentorat sont approuvés par le Comité de gouvernance et de mise en candidature.
  2. L’orientation des nouveaux membres est planifiée et organisée par le président du Conseil et le président-directeur général (le «P.-D.G.»). Ces derniers ont recours à de l’expertise au sein du Réseau de santé Vitalité (le «Réseau») et à de l’expertise externe, s’il y a lieu, en fonction des besoins et des domaines d’intérêt particuliers des nouveaux membres.
  3. Pendant la première année d’un nouveau membre au sein du Conseil, les membres en poste sont appelés à agir à titre de mentors auprès de ce nouveau membre.

Chaque nouveau membre (y compris un nouveau médecin chef et un nouveau président du Comité professionnel consultatif) reçoit une orientation complète selon les dispositions suivantes :

  1. Orientation préalable à la première réunion du Conseil faisant suite à sa nomination
    1. Il reçoit le Manuel d’orientation.
    2. Il participe à l’orientation avec le président du Conseil, le P.-D.G. et le mentor désigné.
    3. Il rencontre le mentor désigné.
    4. Il révise les politiques du Conseil et les règles de bonne gouvernance.
    5. Il révise les rôles et les responsabilités des membres du Conseil et les responsabilités du personnel.
    6. Il reçoit un aperçu de l’historique du Réseau, de ses caractéristiques, de ses défis et de ses possibilités ainsi que des dossiers et des tendances qui semblent se dégager.
    7. Il révise les mandats des différents comités du Conseil et discute des intérêts et des compétences pour siéger à certains de ces comités.
    8. Il examine les procès-verbaux des dernières réunions.
    9. Il signe et retourne les documents suivants :
      1. Énoncé de conflit d’intérêts;
      2. Gage de confidentialité;
      3. Code d’éthique;
      4. Intérêt à participer à certains comités;
      5. Tableau des activités de mentorat.
  2. Orientation et formation continue pendant la première année
    1. Orientation sur le rôle et les responsabilités d’une gouvernance efficace
    2. Orientation vers le monde des soins de santé et des hôpitaux
    3. Orientation au Réseau de santé Vitalité en tant qu’organisation
  3. Activités qui peuvent être accomplies pendant la première année au sein du Conseil. Le mentor est responsable d’établir le premier contact avec le nouveau membre. Par la suite, le mentor et le nouveau membre établissent ensemble un plan de rencontres, la fréquence à laquelle les rencontres auront lieu, etc. en se basant sur les paramètres suivants :
    1. Phase 1 – Durant les 6 premiers mois, le nouveau membre :
      • Siège au moins une fois à chaque comité au besoin;
      • Continue de rencontrer régulièrement son mentor avant chaque réunion du Conseil et accomplit les activités jugées nécessaires dans le tableau des activités de mentorat;
      • Lit des références, des articles et des journaux sur la gouvernance;
      • Participe aux séances de formation continue offertes par le Conseil.
    2. Phase 2 – Durant les 12 premiers mois, le nouveau membre :
      • Continue de rencontrer régulièrement son mentor et accomplit les activités jugées nécessaires dans le tableau des activités de mentorat;
      • Continue de lire des journaux et des articles appropriés sur la gouvernance;
      • Participe aux séances de formation continue;
      • Assiste à l’assemblée générale annuelle.

Cadre de référence pour le mentor et le nouveau membre du Conseil

Le cadre de référence contient des exemples suggérés d’activités auxquelles le mentor et le nouveau membre du Conseil peuvent participer ensemble dans le but de créer une expérience de mentorat enrichissante et structurée. Ces activités peuvent servir d’évaluation entre le mentor et le nouveau membre à tout moment. Le tableau sert à noter les activités accomplies et s’il y a lieu de poursuivre d’autres possibilités d’apprentissage.

Tableau des activités de mentorat Date accomplie
Un mentor est assigné à chaque nouveau membre du Conseil. Le mentor et le nouveau membre sont ensuite présentés lors d’une réunion initiale commune avec le président du Conseil et le P.-D.G.  
Le mentor et le nouveau membre partagent leur expérience professionnelle mutuelle, expertise et de l’expérience avec les soins de santé.  
Le mentor planifie un appel initial ou une rencontre avec le nouveau membre.  
Le mentor et le nouveau membre discutent et s’entendent sur comment ils vont travailler ensemble.  
Le mentor et le nouveau membre participent à la session d’orientation pour les nouveaux membres du Conseil.  
Le mentor attire l’attention aux éléments dans le manuel d’orientation qui portent sur les plus grands enjeux de l’organisation et du Conseil.  
Le mentor travaille avec les présidents des comités pour s’assurer que le nouveau membre a la possibilité d’assister aux réunions des comités du Conseil au moins une fois.  
Le mentor s’assure que le nouveau membre a complété tous les programmes de formation requis.  
Le mentor rencontre l’équipe de leadership pour examiner les questions et les défis actuels si besoin.  
Le mentor rencontre le médecin-chef régional et les médecins qui sont membres du Conseil au besoin.  
Le mentor et le nouveau membre rencontrent le P.-D.G. et le président du Conseil pour une discussion générale.  
Le mentor travaille avec le nouveau membre pour identifier les besoins d’apprentissage supplémentaires.  
Le nouveau membre assiste à une réunion des présidents des comités du Conseil pour un aperçu de la portée de chaque comité.  
Le mentor et le nouveau membre donnent un suivi de l’intégration du nouveau membre à chaque réunion du Conseil en personne ou par téléconférence.  
Le mentor et le nouveau membre lient des articles éducatifs sur la gouvernance ou les soins de santé et discutent de la façon dont ils appliquent ceux-ci aux travaux du Conseil.  
Après la première année, le mentor et le nouveau membre déterminent si une interaction continue serait bénéfique.  
Après la première année, le président du Conseil et le P.-D.G. convoquent une entrevue avec le mentor et le nouveau membre.