Politique du Conseil CA-120 : Conseil d'administration et régime de gouvernance

Date d'entrée en vigueur : 2018-06-26

Politique

Dispositions générales

Le Conseil d’administration (le « Conseil ») est responsable de la direction stratégique du Réseau de santé Vitalité (le « Réseau ») et, par le biais du président-directeur général (le « PDG »), il s’assure que des processus de gestion appropriés sont mis en place pour réaliser cette direction stratégique.

Cette politique offre un sommaire de la structure de gouvernance et réfère le lecteur aux politiques spécifiques établies par le Conseil.

Taille du Conseil d’administration

Le Conseil est composé de quinze membres ayant droit de vote, dont sept membres nommés par le ministre et huit membres élus par la population, ainsi que de trois membres sans droit de vote : le PDG, le président du Comité professionnel consultatif et le président du Comité médical consultatif.

Mandat des membres du Conseil d’administration

  1. Les membres du Conseil que nomme le Ministre sont nommés au gré du Ministre pour un mandat renouvelable de quatre ans.

Les membres élus au Conseil acceptent leurs fonctions à la première réunion du Conseil qui suit le jour de l’élection. Ils demeurent en fonction jusqu’au jour où un successeur accepte lesdites fonctions.

Fonctions des membres du Conseil d’administration et directives pour les comités

  1. Les fonctions du président du Conseil (CA-140), du vice-président (CA-150), du trésorier (CA-160) et du président-directeur général (CA-180), les responsabilités et obligations des membres du Conseil (CA-130) et les directives pour les comités du Conseil (CA-300) sont en place pour guider le Conseil dans l’exécution de son mandat.
  2. Le Comité de gouvernance et de mise en candidature s’assure que les fonctions et les directives mentionnées font l’objet d’une révision annuelle et propose des changements pour approbation par le Conseil d’administration, au besoin.

Responsabilités clés du Conseil d’administration

  1. Le Ministre nomme le P.-D.G., lequel occupe son poste au gré du Ministre, et rend compte au Conseil de la gestion générale et de la conduite des affaires internes du Réseau.
  2. Le Conseil, par le biais du président du Conseil et du Comité de gouvernance et de mise en candidature, doit s’assurer qu’une évaluation annuelle du PDG a lieu et qu’un plan de relève du PDG est en place en cas d’incapacité d’agir du PDG.

Rôle du Conseil

  1. Les membres supervisent la gestion des activités et des affaires de la régie régionale la santé :
    1. Planification. Superviser l’élaboration et l’application des plans stratégiques, financiers et de fonctionnement, y compris les objectifs annuels.
    2. Gestion du risque. Déterminer, gérer et surveiller les possibilités et les risques pour la régie régionale de la santé et s’assurer de la mise en œuvre adéquate de systèmes pour gérer ces risques.
    3. Politiques. Approuver, modifier et surveiller la conformité avec l’ensemble des politiques importantes régissant les activités de la régie régionale de la santé.
    4. Exécution. Évaluer régulièrement les progrès en matière d’atteinte des objectifs énoncés dans les plans stratégiques et d’activités.
    5. Finances. Approuver les rapports financiers et les décisions financières majeures.
    6. Rapports. S’assurer que les résultats financiers sont déclarés de façon juste et en conformité avec les principes comptables généralement reconnus. S’assurer que le rendement social et financier de la régie régionale de la santé est communiqué de façon adéquate au gouvernement, ponctuellement et régulièrement.
    7. Communications. S’assurer que le Conseil entretient des communications ouvertes et claires avec le personnel et les membres du personnel médical, de façon conforme aux règlements administratifs, afin d’offrir aux patients les meilleurs soins et services possible. S’assurer que la régie régionale de la santé communique efficacement avec le gouvernement, les intervenants et le grand public et offre à ces intervenants des moyens efficaces de soumettre des commentaires et de communiquer avec l'équipe de leadership et le Conseil.
  2. Le Conseil n’a pas l’obligation de s’appuyer sur la seule expertise de ses membres ou de celle des gestionnaires pour prendre ses décisions. Il peut faire appel à des experts qui lui offriront des conseils, au besoin, afin de l’aider à prendre des décisions éclairées.

Rôle des membres

  1. En vertu du droit public, un membre doit faire preuve du degré de diligence et de compétences qu’une personne raisonnablement prudente mettrait en œuvre dans des circonstances similaires. Cette norme dépend des caractéristiques particulières que le membre apporte à son poste en ce qui a trait aux problèmes devant être traités par le Conseil.
  2. Un membre doit être présent aux réunions du Conseil, dans leur intégralité, et accorder le temps et l’attention nécessaires à la prise de décisions éclairées sur les questions traitées.
  3. Un membre doit participer sans réserve et avec franchise aux délibérations et aux discussions du Conseil.
  4. Un membre doit être présent aux comités créés par le Conseil afin d’étudier de façon plus détaillée certains domaines de responsabilité importants.
  5. Un membre doit offrir des conseils stratégiques et appuyer le P.-D.G., qui est nommé par le Ministre et chargé d’assurer au quotidien le leadership et la gestion de la régie régionale de la santé. Un membre doit comprendre la différence entre gouvernance et gestion. Il ne doit pas empiéter sur les domaines de responsabilité du P.-D.G. ni du personnel.
  6. Un membre doit s’assurer que la régie régionale de la santé est gérée correctement et en conformité avec les lois applicables.
  7. Un membre doit participer à la surveillance et à l’évaluation de la réussite de la régie régionale de la santé et du P.-D.G..

Connaissances des membres

  1. Un membre doit comprendre les activités de la régie régionale de la santé, sa structure de gouvernance et son orientation stratégique.
  2. Un membre doit connaître les problématiques liées aux soins de santé et la façon dont la régie régionale de la santé s’intègre au sein du système de soins de santé provincial.
  3. Un membre doit comprendre l’environnement réglementaire, juridique, social et politique de la régie régionale de la santé.
  4. Un membre doit participer aux séances d’orientation et aux programmes de formation continue qui sont offerts.
  5. Un membre doit arriver préparé aux réunions du Conseil en ayant lu l’ensemble des rapports et des documents nécessaires à l’avance.

Position de confiance des membres

  1. Un membre doit agir honnêtement, de bonne foi et dans le meilleur intérêt de la régie régionale de la santé et de la province du Nouveau-Brunswick. Il doit faire preuve de normes éthiques élevées.
  2. Un membre doit démontrer ses capacités de jugement, son ouverture à l’avis d’autrui et sa capacité à interagir de façon constructive et adéquate avec ses collègues et le personnel. Un membre doit avoir suffisamment de confiance pour prendre des décisions difficiles pour le bien de la province et le désir de prendre ces dernières.
  3. Bien que le membre soit élu ou nommé pour qu’il puisse, lors des délibérations du Conseil, apporter ses connaissances ou son avis d’expert, l’intérêt fondamental de la régie régionale de la santé doit primer en tout temps. Un membre ne doit pas agir dans l’intérêt particulier d’une circonscription ou d’un groupe au sein de la régie régionale de la santé.
  4. Un membre ne doit pas agir à des fins de profit personnel. Il doit dévoiler au Conseil tout intérêt personnel qu’il peut avoir dans une affaire examinée.
  5. Un membre doit maintenir les exigences de confidentialité établies par le Conseil.
  6. Lorsqu’une décision a été prise par le Conseil, le membre doit la soutenir.

Comités du Conseil d’administration

Les comités du Conseil sont des mécanismes qui permettent un examen plus approfondi des principaux domaines dont le Conseil d’administration a la responsabilité. Le rôle des comités est d’appuyer le Conseil dans l’exécution de ses responsabilités.Les comités du Conseil sont : 1) Comité exécutif; 2) Comité des finances et de vérification; 3) Comité des services à la clientèle, de la gestion de la qualité et de la sécurité; 4) Comité de gouvernance et de mise en candidature; 5) Comité stratégique de la recherche et de la formation.

Par souci de transparence et afin de tenir tous les membres du Conseil d’administration informés des travaux des comités, la documentation, y compris les ordres du jour, est mise à la disposition de tous les membres du Conseil d’administration en même temps qu’elle est mise à la disposition des membres des comités.

Réunions et ordres du jour des réunions des comités du Conseil d’administration

  1. Normalement, les comités du Conseil se rencontrent quelques semaines avant les rencontres régulières du Conseil d’administration.
  2. Chaque comité achemine un rapport d’activités au Conseil après chacune de ses rencontres.
  3. Le président de chaque comité prépare, en consultation avec le vice président désigné, l’ordre du jour de chaque réunion du comité.
  4. L’ordre du jour et les documents y afférents sont distribués au moins une semaine avant la réunion.
  5. Les membres du Conseil d’administration peuvent proposer des ajouts à l’ordre du jour avant que celui-ci soit distribué aux membres. À moins d’une acceptation de tous les membres du comité, aucun sujet ne peut être ajouté à l’ordre du jour d’une réunion.
  6. Le « code Morin » est utilisé en tant que guide d’assemblée délibérante.

Comités spéciaux

Les comités spéciaux sont des comités établis pour une durée déterminée afin d’accomplir des tâches spécifiques et sont appelés à être dissous une fois leur mandat terminé.

Réunions et ordres du jour des réunions du Conseil d’administration

  1. Le Conseil se réunit au moins quatre fois par année.
  2. Le Conseil peut aussi tenir des réunions extraordinaires à la demande du président ou, en son absence, du vice-président ou à la demande écrite de trois membres du Conseil (indiquant les sujets à aborder).
  3. Le président du Conseil, en consultation avec le PDG à titre de secrétaire du Conseil, prépare l’ordre du jour de chaque réunion du Conseil.
  4. Dans le cas des réunions régulières et des rencontres à huis clos du Conseil, l’ordre du jour et les documents afférents sont distribués au moins une semaine avant la réunion.
    1. À moins d’une acceptation de tous les membres du Conseil, aucun sujet ne peut être ajouté à l'ordre du jour d'une réunion
  5. Les membres du Conseil d’administration peuvent proposer des ajouts à l’ordre du jour avant que celui-ci ne soit distribué aux membres.
  6. Le Conseil peut utiliser des résolutions en bloc pour des points comme l’adoption d’un procès-verbal et son suivi, et ce, autant pour les rencontres du Conseil que de celles de ses comités.
  7. Le code Morin est utilisé en tant que guide d’assemblée délibérante.

Réunions publiques du Conseil d’administration

  1. Les réunions du Conseil sont ouvertes au public.
  2. Le Conseil peut tenir une réunion ou une partie d’une réunion à huis clos s’il considère que la réunion ou la partie de réunion pourrait révéler des renseignements spécifiques sur un individu identifiable, révéler des renseignements sur les questions de gestion des risques ou de soins aux patients, porter préjudice aux mesures de sécurité mises en place par le Réseau ou compromettre l’efficacité avec laquelle le Réseau exécute ses fonctions et responsabilités.

Réunions du Conseil d’administration sans la présence de l’équipe de leadership

  1. Les pratiques permettant l’opportunité de bâtir des relations, la confiance et la cohésion au sein des membres du Conseil sont essentielles pour permettre au Conseil de développer une compréhension de son rôle. Une de ces pratiques est la tenue régulière de séances sans la présence de l’équipe de leadership, normalement à un moment prédéterminé dans l’horaire des réunions régulières du Conseil et une autre sans la présence du P.-D.G.
  2. De telles réunions peuvent être utilisées pour donner des commentaires au sujet des processus du Conseil, incluant la qualité et la nature de l’information fournie au Conseil, ou encore pour traiter de sujets qui peuvent être plus difficiles pour certains membres du Conseil à traiter en présence des membres de l’équipe de leadership. Elles peuvent aussi offrir l’occasion pour les membres de discuter de points où la performance des membres pourrait être améliorée.
  3. Toute préoccupation au sujet de l’équipe de leadership ou du P.-D.G. soulevée lors de ces séances doit être rapidement communiquée directement au P.-D.G. par le président du Conseil.

Relations entre le Conseil d’administration et l’équipe de direction

  1. Les membres du Conseil peuvent faire part de leurs préoccupations ou de leurs questions au sujet de la performance de l’équipe de leadership au président du Conseil ou au P.-D.G.
  2. Les membres du Conseil doivent respecter la structure de gestion organisationnelle et ne doivent s’immiscer d’aucune façon dans la gestion du personnel.

Orientation des nouveaux membres du Conseil d’administration et formation continue

  1. Le Comité de gouvernance et de mise en candidature et le P.-D.G. partagent la responsabilité de voir à ce qu’il y ait un programme d’orientation des nouveaux membres du Conseil et à ce que les membres du Conseil reçoivent de la formation continue au besoin.
  2. Un programme d’orientation et de formation sera offert aux nouveaux membres du Conseil, lequel comprendra notamment de l’information écrite sur les responsabilités et obligations des membres du Conseil et sur les activités et opérations du Réseau, des procès-verbaux des récentes réunions du Conseil ainsi que des occasions de rencontres et de discussions avec l’équipe de leadership du Réseau.
  3. Le programme d’orientation pour chaque nouveau membre sera adapté en fonction des besoins du membre et selon ses domaines d’intérêt particuliers.
  4. Une composante éducative sera incluse à chaque réunion du Conseil et devra se concentrer sur les changements au sein de l’environnement dans lequel évolue le Réseau et sur les dossiers importants.

Évaluation du rendement du Conseil d’administration

Le Comité de gouvernance et de mise en candidature est responsable de voir à ce qu’il y ait un processus annuel d’évaluation du rendement du Conseil, de ses comités et de ses membres comportant également la possibilité d’identifier les moyens d’améliorer ce rendement.

Conseillers externes aux membres et aux comités du Conseil d’administration

Un comité ou un membre du Conseil peut à l’occasion avoir besoin des services d’un consultant ou d’un conseiller pour l’aider dans des dossiers dont la responsabilité lui est confiée.  Un comité ou un membre du Conseil qui souhaite engager un conseiller externe aux frais du Réseau doit au préalable obtenir l’autorisation du président du Conseil, normalement en consultation avec le PDG qui se chargera de retenir ces services.

Révision du mandat du Conseil d’administration

Le Conseil doit réviser son mandat annuellement et le soumettre au Comité de gouvernance et de mise en candidature pour vérification afin de s’assurer que le mandat est conforme aux lois, aux règlements et aux principes de bonne gouvernance d’organismes publics.